信息化是规模企业管理的必然手段

——青岛北洋建筑设计有限公司信息化经验介绍

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青岛北洋建筑设计有限公司是1995年成立的建筑设计公司，和同时期大多数同行一样，技术出身的企业管理者夏世群董事长有着深厚的专业教育经历，都是业界的精英。在创业初期业务量不多，一年十几到几十个项目。对于这些精英管理者来说，对企业的每一个项目的运作情况、甲方联系人、实收款项、尾款剩余多少……等等经营管理各类信息、各个重要指标数据了如指掌。公司领导对于团队几乎每个人都了解，那时候的信息化就是买电脑、买软件实现设计工作的全数字化，生产和管理是松散型的关联，运营管理上一个睿智的领导加上一个条理清楚的会计就足够了。然而设计行业随着房地产业进入爆发期，在激烈竞争后生存下来的企业，几乎都经历过项目数量每年从几十、上百个项目迅速增长到现在几百个项目的爆发增长，企业人员规模从十几人、几十人扩展到了上百甚至几百人的规模。企业的各项管理工作仅仅依靠手工管理的方法渐渐从“感到困难”到变得“成本大到不能接受”的程度，企业的管理者迅速意识到管理方式和工具必须进行革新，企业信息化中最为重要的一部分——信息化管理被引入企业管理工作中。近年来，北洋公司高度重视信息化建设，取得了较大成绩，2016年获评中国勘察设计协会全国工程勘察设计行业“十二五”期间实施信息化建设先进单位称号。

一、企业信息化需要决策层的重视

过去在本地区同行业普遍在信息化投入不足的情况下，可能并没有人觉得在信息化建设上投入资金的必要性，但是在参观学习了行业内领先企业之后，企业的最高决策层意识到必须加大信息化建设的投入，使得信息化管理成为企业经营管理者的一个重要的管理和决策支持工具。因此在企业信息化的进程中，CEO前瞻性的决策以及CIO和公司管理层CEO的良好沟通是第一重要的。北洋的信息化建设是总经理郝彤亲自牵头组织实施，按照国内一流企业的标准进行建设，事实证明而这恰恰是北洋管理信息化成功的关键因素。

二、企业信息化需要持续的投入

首先对企业信息化来说是软件、硬件和制度、流程互相配合的体系，信息化的设备和资金的投入需要一个过程，这是一个体系能力的建设。随着企业业务规模和人员规模的扩大，对信息系统不断提出更高的要求，因此需要软硬件的不断升级。不论是网络基础设施的升级、各种终端设备的购置还是软件平台的选购和定制都需要资金支持，这一点首先需要公司领导认可在信息化投资的价值才能实现。其实对于本行业来说，进行信息化的投入在企业的成本支出往往都是1%都不到，一流企业的信息化预算的往往都在3%-5%。有了企业管理层的重视和资金的保障，为企业信息化奠定了物质基础。以北洋为例，根据需要做出了主干网络自单路百兆、单路千兆、双路千兆汇聚、万兆的速度升级改造计划，并按计划一步一步稳步推行，根据系统应用的情况持续不断的投入。

三、企业信息化的难点是管理信息化

企业信息化在生产环节的信息化系统推广起来比较容易，但是管理环节的信息化是企业信息化推广的难点，管理信息化最大的困难不是技术，最大的困难是全体管理者和员工的理解和意识上更新。因此公司董事长、总经理在各级会议上反复强调信息化管理的重要性，要求各部门负责人把信息系统的学习作为政治任务向部门内推广，坚决执行各类管理工作的线上流程。经历了一两个月后，员工基本就适应了。

有老员工事后提起，原本以为网上报销很麻烦，听说要很多审批，没想到实际上那么简单。网上报销单填写一遍就会了，因为审批都在系统中进行，不需要像以前拿着单子到处找人签字，自己操作也就是几分钟的事情。过去设计人校审出图需要先打出来送到校对那里、校对完成修改完再送到审核那里……。现在网上校对审核，不需要在绘图仪那里等着出图，不用排队、不会丢图。校审完成后，直接在自己座位上网上晒图，不需要送到图档室。以前要跑上跑下的，现在在自己座位上就全部完成了。

四、信息化管理使得应当走定制化的道路

世界上没有两片树叶是一样的，也很难找到两家企业的管理是完全一样的。企业的管理涉及到市场营销、经营管理、运营管理、财务管理、项目管理、IT管理……等等多个方面，单一功能的系统无法完成企业管理的各个方面的需求。从原始的单机运行+网络存储的方式，分离的各种数据无法互相引用和校验，极易造成数据错误，因此需要将各个管理数据共享，在一个统一的平台上管理。

北洋的信息系统考察了市场上销售的管理系统，没有一种成品系统适用，如果需要修改时间长，而且功能受制于原有系统不能实现企业要求的全部功能，因此决定根据自己的需要自主开发一套定制的管理系统，在人员配备上设置专门的部门将信息系统和内部管理工作统一协调。正是因为如此，北洋的信息系统可以在很短的时间内建立起来，并及时根据各部门的具体需要进行修改。正是因为这种适应性，使得北洋的信息管理系统的使用能够迅速得到基层员工的认可。

五、信息化管理使得管理信息有效传递和追溯

自从建立了信息化的管理平台，公司的设计信息和管理信息，统一在平台上输入和传递，使得信息传递效率大大提高，而且具备可追溯性，使得设计工作更加紧凑和有序，各类人员计划、进度计划、项目备忘录、会议纪要等信息上传到系统平台进行存储和查询。重要环节的信息，采用系统自动推送的方式传递给项目组的所有相关人员，避免了人为遗忘的问题，也避免了以往过程中的信息散落在个人手里，查询不易甚至遗失的情况。对于设计环节中可能出现的问题，因为有了系统平台的存在，可以很容易分清责任追查原因，有利于问题的迅速解决。

六、管理信息化能节省大量时间和经济成本

企业的信息化建设应当跟进目前成熟的技术，提高效率节省成本。目前北洋的信息化系统，通过系统自动推送的功能，利用现有的即时通讯系统和移动互联网，使得信息传递准确、完整、高效。每一个公司领导和员工都可以及时的接受来自管理系统的信息，避免过去信息层层转达带来的失真和延迟，缩短了决策时间节省了成本。据统计，半年来每月推送各类信息平均1万条以上。如果使用传统人工操作方式，将会造成极大的人力成本和时间延迟，这一点信息系统给公司节省了巨大的成本，项目管理系统节省了巨大的出图费用，晒图费用自动根据填写的出图单结算，自动生成按照项目分类的结算报表、按照结算单位分类的结算报表……。图档室人员从原来的3人现在一个人就能轻松完成全部的事务，在出图的同时完成图纸存档，图纸的电子化存储减少了对于图档室不断增长的图纸存放空间的压力。系统的上线运行节省了设计师的时间成本、公司绘图仪的出图成本、设备的耗材、设备保养成本、图纸的存放成本、图档管理人员的人力成本、办公场所使用成本……经过测算每年节约成本超过100万元。

七、企业信息化建设只有开始没有结束

企业的信息化建设是企业体系能力建设的一部分，与企业的各个环节融为一体，是需要随着企业一起发展的重要组成部分。数据逐渐成了除了企业人才之外的最大资产，各类功能的信息系统的整合，数据的集中存储，形成企业自己的大数据。企业通过信息系统对这些数据加工和挖掘，形成自己企业的管理和决策的各类依据，让数据化管理成为企业运营管理的基石，让企业的管理更加科学、规范、高效。这是一个不断改进的循环过程，也是一个企业追求卓越的过程。